Ako viesť efektívnu konferenciu

Vo vedeckom a podnikateľskom prostredí je konferencia jedným z najúčinnejších spôsobov komunikácie. Takáto udalosť vám umožní zhrnúť nahromadené skúsenosti v oblastiach záujmu, zoznámiť sa s novým vývojom v priemysle, nadviazať zaujímavé vzťahy. Konferencia je spravidla rozsiahlej povahy, a preto si vyžaduje dôkladnú prípravu.

Budete potrebovať

• - priestory;

• - mikrofón;

• - videoprojektor;

• - písacie potreby;

• - voda a občerstvenie.

Návod na použitie

1

Vytvorte plán konferencie. Mal by obsahovať ciele a zámery, harmonogram správ, počet účastníkov, potrebné materiálne a technické zdroje, odhad podujatia.

2

Rozhodnite o mieste a čase konferencie. Vyberte si priestrannú izbu, v ktorej sa môže ubytovať veľký počet hostí. Vopred zistite, či je možné v tejto miestnosti pripojiť potrebné vybavenie. Pokiaľ ide o čas, nezabudnite vziať do úvahy záujmy a zamestnávanie účastníkov. Napríklad študentská konferencia naplánovaná na piatok večer môže spôsobiť extrémne negatívny postoj, pretože mladí ľudia sú v tomto čase zvyknutí odpočívať alebo chodiť domov.

3

Dozviete sa podrobne tému konferencie. Je to potrebné na určenie relevantnosti a vedeckého významu správ. Ak chcete, aby bola konferencia dynamická a nudná, zvážte ostré, málo preštudované a kontroverzné otázky. Pozvite prednášajúcich, aby sformulovali svoje názory na vybrané problémy.

4

Vytvorte rozvrh prezentácií rečníkov. Pridelte 30 - 40% času na správy samotné a zvyšok venujte na diskusiu. Je to živá a zaujímavá diskusia, ktorá zefektívňuje konferenciu. Navrhnite nariadenie tak, aby jeden problém logicky prešiel do ďalšieho a stal sa predmetom diskusie.

5

Postarajte sa o materiálnu a technickú základňu. Možno budete potrebovať interaktívnu tabuľu, projektor s obrazovkou, počítač, mikrofón, flipchart s odtrhávacími listami, kancelárske potreby. Pri príprave na konferenciu vopred skontrolujte zvuk, fungovanie videozariadenia. Rozložte priečinky s plánom udalosti a hlavnými výpismi správ z tabuliek pre účastníkov.

6

Informujte účastníkov a hostí konferencie o nadchádzajúcej udalosti. Rečníci sa musia podrobiť povinnému predregistračnému postupu. Ak je konferencia dostatočne veľká, nezabudnite pozvať zástupcov tlače a fotografov.

Užitočné rady

Ak konferencia trvá dosť dlho, premýšľajte o nápojoch a jedle. Môžete dať fľašu s vodou na stôl pre každého účastníka. Počas prestávky si môžete vychutnať teplé nápoje a občerstvenie v štýle bufetu.